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電子カルテのよくあるトラブル対策方法

2022.09.16

 電子カルテのトラブルは、ハードのトラブルとソフトのトラブル、そしてネットワークのトラブルに区分できます。これらのトラブルは診察中止を招きますので、迅速な対応が必要となります。起きやすいトラブル事例に基づき、対策方法を解説します。


 電子カルテが止まると、カルテもレセコンも止まってしまうので、記録・請求業務が行えなくなってしまいます。しかしながら、電子カルテはパソコンで動くシステムですから、パソコン特有のトラブルは当然発生します。その際、そのトラブルの原因は「ハードの問題」なのか、「ソフトの問題」なのか、はたまた「ネットワークの問題」なのかを、切り分けて対処する必要があります。

ハードのトラブル

ハードのトラブルは、パソコンが急に起動しなくなったケースをはじめ、画面が急に青くなって動かなくなった(ブルースクリーン)、画面がフリーズしたなど、様々なパターンが挙げられます。また、パソコン上の問題だけでなく、プリンターの紙が詰まるという問題もハードのトラブルに含まれます。

パソコンが起動しなくなった場合は、電源系のトラブルが予想されますので、再度電源を入れ直なおすか、ACアダプターがしっかり刺さっているかを確認します。そもそも院内の電気系統の問題からトラブルが生じている場合もあるので、別のコンセントに刺して電源が入るか確認してみることも必要です。過去に、コンセントを刺していた延長コードが断線していたために、パソコンが起動しないというケースもありました。

パソコンの起動時中のブルースクリーンや、突発的な然のフリーズの場合は、まずは再起動してみることで原因を確認します。再起動したら治ったというケースもありますので、慌てる必要はありません。

起動しない、途中で動かなくなるという症状が頻繁に起こる場合は、ハードの修理が必要になります。メーカーがハードを用意した場合は、メーカーに速やかに連絡し修理を依頼します。自らハードを購入した場合は、購入先(ネットや量販店)の修理サポートを受けることになります。

プリンターのトラブルについては、プリンターの給紙部分を開け、紙を引き抜くことでたいていは治ります。ただ、紙詰まりが多発する場合は、初期不良の可能性もあり、買い替えた方が良いこともあります。

 

ソフトのトラブル

ソフトのトラブルは、ソフトが起動しなくなった、ソフトが思ったような動きをしなくなったなどのケースがあります。これらのトラブルは、ソフトのバグなどが原因であるため、診療所では対応できません。また、更新作業の手順を間違えた際にも、誤作動が起きることもあります。

いずれにしても、まずは、現在起きている症状を説明するために、画面をキャプチャリングし、それをメーカーに送り、問い合わせてください。それを受けて、メーカーが問題解決のためのアクションを起こします。

オンプレミス型電子カルテの場合は、「リモートメンテナンス」と呼ばれる方法を用いて、遠隔で電子カルテの操作が可能になっています(リモートメンテナンスができないメーカーもあります)。この仕組みを使うことで、課題の発見や解決が、診療所に訪問しなくても、解決がある程度可能になります。しかしながら、それでも解決しない場合は、訪問でのサポートを受ける必要があります。

クラウド型電子カルテの場合は、サーバが企業側にあるため、ほとんどの場合、メーカー内の作業で課題の発見、解決が可能になっています。

 

ネットワークのトラブル

電子カルテは、院内に施設されたネットワーク網につながっていますが、このネットワークにトラブルが起きることもあります。この場合は、①LANの問題 モデム・ルータの問題インターネットの問題、と切り分けて確認していく必要があります。クラウド型電子カルテの普及が始まってきた昨今では、これらのトラブルが院外のインターネット回線にも及びます。

LANの問題」は、有線と無線で問題が異なります。有線LANの場合は、LANの断線などが起こりあり得るので、LAN線を交換してみてください。交換しても治らない場合は、「モデム・ルータの問題」が考えられますとなります。LAN線を刺し直したり、電源をいったん落としたりするなどして、再起動を行ってみてください。一方、無線LANの場合は、「モデム・やルータの問題」でトラブルが生じている可能性が高いので、速やかにモデムやルータの電源をいったん落として、再起動してみてください。

「インターネットの問題」は、インターネット側で大きなトラブルが発生している可能性がありますので、スマホなどでインターネットの不具合に関するニュースが出ていないか調べてみてください。自然災害による大規模停電などが影響している可能性があります。

 

トラブルに対する準備

これまで紹介したトラブルは、過去に実際に起きたトラブルの一例です。実際にこれらのトラブルに見舞われると、診療所のスタッフは冷静に対応することが難しいようです。

非常事態に対して、冷静な対応を行うためには、事前の準備が重要です。トラブルが起きた際の「マニュアル」や、非常時の「連絡先一覧」を作っておくと良いでしょう。

また、電子カルテが複数の周辺システムと連携することが多くなりましたので、電子カルテだけではなく、周辺システムについても非常時の連絡先を一覧に加えておくと良いでしょう。実際に、電子カルテと周辺システムが協議して、初めて治ったという事例もあります。