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整形外科クリニックのシステム化ワークフロー

2022.03.30

「整形外科クリニックのシステム化ワークフロー」

整形外科クリニックのシステム化は、①電子カルテ、②検査管理(院内・院外)、③予約システム、④リハビリ管理の4点を考える必要があります。

整形外科は、通常の診察と運動療法および物理療法の2つの部署の集合体と考えてシステム化を進める必要があります。また、レントゲン撮影が多く、画像ファイリングシステムと電子カルテと連携し、管理することが大切になります。

「多職種連携」が電子カルテ効率化のポイント

整形外科は、レントゲン撮影を担当する放射線技師と、注射や処置を担当する看護師、そして医師が相互に連携し、素早くカルテに情報を反映し、情報共有を行うことが大切です。これを実現するためには、医師と放射線技師、看護師の連携が重要になります。全スタッフが電子カルテの入力、閲覧を行い、情報の源泉は電子カルテであるという意識づけが大切です。また、多職種間の情報連携をスムーズにし、医師の負担軽減を進めるために、クラークを活用しているケースもあります。

診療行為と病名のセット化

「セット化」については、所見、検査(画像)、処置、処方、そして病名のすべてをセット化することで、入力の手間を大幅に削減することが可能です。

例えば、腰痛症の患者を考えてみましょう。患者は腰の痛みを訴えて来院され、主訴を確認し、所見はレントゲン撮影の結果や身体所見などを確認します。また既往症があるかどうか問診票を確認します。処方は、骨に異常がなければ痛み止めや湿布などを選びます。物理療法が必要ならば、物療のオーダーを行います。病名は腰痛症となります。この一連の流れをセット化することで、入力は飛躍的にスピードアップします。

セットについては、最初に頻出する疾患をいくつかセット化しておき、後から追加・変更を繰り返すことで、より良いセットが作られていきます。また、セットは医師やクラークが覚えやすいように名称を付けるとともに、配置についても、疾患ごとに区別して配置しておくと探しやすくなります。

忘れてはならないのは、セットを更新した際には、必ず情報連携を行うことです。これは電子カルテを入力する誰もが心得て欲しいところです。いつの間にかセットが更新されていたり、配置が変わったりすると、トラブルのもとになります。

クラークの動き

「クラーク」については、まず医師とクラークの役割分担を行います。どの入力を医師が行い、クラークは何を担うかを決めます。これを決めておくことで、医師とクラークの連携がスムーズに進みます。まず初診と再診のセット、疾患ごとのセットから、どのセットを選ぶかを考えます。セットを選ぶ際のヒントは、患者の訴え、レントゲン画像などから類推することになります。初めのうちは、医師が出してほしいセットを口頭でしっかり指示することが大切です。いずれクラークが経験を積むことで、医師の動きに伴奏し、先回りすることが可能になります。クラークの成長は、疾患への理解とともに、経験が必要になりますので、長い目で育成していただくことをお勧めします。

画像・検査管理

整形外科の場合、レントゲン撮影や、超音波検査、骨密度の検査、検体検査(院内・院外)などが行われます。これらの画像・検査の流れを、医師、看護師、放射線技師、クラークがしっかり理解しておくことでスムーズな運用が可能になります。具体的には、画像・検査の指示や実施、画像および検査結果のカルテへの反映、結果に対する患者説明の記録などを整理しておくことをお勧めします。

システム化のポイントは、画像と検査結果の取り込みにあります。レントゲンなどの画像は「画像ファイリングシステム」にまとめ、検体検査を電子カルテで管理するというのが一般的な運用方法です。ただし、院内で検体検査を行う場合は、その検査結果をどのように電子カルテに連携、取り込むかは確認が必要です。検査結果を閲覧する際に、できるだけ「一緒に確認できるものはまとめる」という原則に沿って確認してください。

予約管理

整形外科は、治療上定期的な受診が必要です。定期的な診療を促すため、「予約システム」を導入する場合が多くみられます。運用としては、診療の終わりに、予約を取るのですが、この作業に時間がとられてはスムーズな診療が実現できません。例えば、次回の予約を看護師やクラークに任せ、医師は診療に専念できる環境を作ることが大切です。

整形外科診療所では、基本は「順番管理システム」を導入しています。ちなみに、順番管理システムは銀行の発券システムのように、患者が1番、2番と診察番号(札)をシステムから発番し、それをもとに患者の診察順番を整理していくシステムです。また、運動療法や手術については、時間で管理する「時間予約システム」を併用しているケースもあります。

予約システム並びに順番管理システムは、Webから簡単な操作で予約・発番、進行状況の確認が可能で、自分の予約時間、あるいは順番が近づいてから、クリニックに向かうという受診行動が促されます。その結果、待合室で長時間患者が滞留することがなくなります。

リハビリ管理

診療所のリハビリには、機器を利用する「物理療法」とセラピストが行う「運動療法」があり、その管理が重要になります。リハビリは、医師の指示内容に基づき、セラピストの指示の受け方(指示箋)、実施、実施記録といった流れを整理して管理することが大切です。電子カルテの中には、これらの管理を専門的に行えるものもあります。

まとめ

以下に整形外科のシステム上のポイントを5点まとめましたので、参考になさってください。

①医師と放射線技師、看護師、クラークの多職種間で電子カルテを利活用する。

➁検査は画像系は画像ファイリング、数値系は電子カルテで管理する。

③セット化とクラーク運用でスピードアップを図る。

④次回予約を看護師やクラークに任せ、医師は診療に専念できる環境を作る。

⑤リハビリは、医師の指示、実施、実施記録といった流れを整理して管理する