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皮膚科クリニックのシステム化ワークフロー

2022.04.06

皮膚科クリニックのシステム化ワークフロー

皮膚科クリニックのシステム化は、①電子カルテ、②来院管理(順番・時間管理)の2点を考える必要があります。皮膚科の特徴として、患者数が多く、処置が多いため、カルテ記入に掛けられる時間が少ない中で、いかに効率的にカルテを作成するかが重要になります。

電子カルテ入力のスピードアップ

まずは、電子カルテのポイントから説明いたします。電子カルテはいかに素早くカルテ作成を完了させるかですから、入力スピードをいかにアップするかを考えなくてはなりません。スピードアップの秘訣は、「セット化」と「クラーク運用」にあります。前者は電子カルテ操作の「省力化」を意味し、後者は電子カルテ操作の「業務分散」を意味しています。業務を減らし、業務を分担するのは、業務効率化の原則です。

診療行為と病名のセット化

皮膚科はカルテの記載をパターン化することに向いているため、疾患別のパターンを用意して、それを整理してセットとして登録することが特に重要です。症状、検査、処置、処方、病名をセット化するイメージです。

例えば、皮膚のかゆみをを訴えている患者様を考えてみましょう。患部をしっかり確認し、所見は部位と症状を記載します。原因を探るために、必要があれば検査(アレルギー検査や顕微鏡検査)を実施します。その後、皮膚科に軟膏を塗るなどの処置(皮膚科軟膏処置)を行います。この際に、塗る範囲によって点数が異なるため、部位とともに範囲について、しっかりカルテに記載してください。

処方は、かゆみや赤みを抑えるステロイド剤、乾燥を改善する保湿剤、アレルギー疾患であればアレルギー薬などを選びます。病名は検査や症状に合わせて選びます。この一連の流れをセット化することで、入力は飛躍的にスピードアップすることが可能です。

 セットについては、最初に頻出する疾患をいくつかセット化しておき、後から追加・変更を繰り返すことで、より良いセットが作られていきます。また、セットは医師やクラークが覚えやすいように名称を付けるとともに、配置についても、疾患ごとにまとめて配置しておくと探しやすくなります。

忘れてはならないのは、セットを更新した際には、必ず情報連携を行うことです。これは電子カルテを入力する誰もが心得て欲しいところです。いつの間にかセットが更新されていたり、配置が変わったりすると、トラブルのもとになります。

クラークの動き

 「クラーク」については、まず医師とクラークの役割分担を行います。どの入力を医師が行い、クラークは何を担うかを決めます。これを決めておくことで、医師とクラークの連携がスムーズに進みます。具体的には、初診であれば問診内容から類推し、どのセット(処置、処方、検査)を選ぶかを考えます。当然、患者さんの訴えは絶対ではないので、医師の診察を通して、修正が必要になります。ただし、患者の訴える症状からいくつかの疾患を想定することを訓練することで、医師の動きに伴奏することが可能になるのです。これは疾患への理解とともに、経験が必要になりますので、長い目で育成していただくことをお勧めします。

また、皮膚科は患部の状態をしっかり確認することがポイントですから、クラークは電子カルテの入力業務に集中しすぎないように、広い視野で行動する必要があります。

検査管理

皮膚科の「検査」は、血液検査、顕微鏡検査、ダーモスコピーなどが考えられます。これらの検査の流れを、医師、看護師、クラークがしっかり理解しておくことでスムーズな運用が可能になります。具体的には、検査の実施や、検査結果のカルテ記載、結果の患者説明などを整理しておくことをお勧めします。

 システム化のポイントは、検査結果および患部の写真の取り込みにあります。皮膚科では検査結果および写真は電子カルテで管理するというのが一般的な運用方法です。しかしながら、画像データが増えると、容量が大きくなり、スピードに影響しますから、必要なものを選んで貼り付けるというところもポイントです。

順番管理

 皮膚科は、他の診療科に比べて患者が多く、小児の患者が多いのが特徴です。そのため、待合室が混雑しやすく、待ち時間も長くなりがちです。そこで、多くの診療所では「順番管理システム」が導入されています。このシステムは銀行の発券システムのように、患者が1番、2番と診察番号(札)をシステムから発番し、それをもとに患者さんの診察順番を整理していくシステムです。

このシステムはWebから簡単な操作で発番、進行状況の確認が可能で、自分の順番が近づいてから、クリニックに向かうという受診行動が促されます。その結果、待合室で長時間患者さんが滞留することがなくなります。

美容への対応

 また、「美容」など自費診療を行っている場合は、「時間管理」の予約システムを導入して、保険診療と自費診療(美容)を分けて、患者の管理を行うこともよく見られます。保険診療と自費診療の流れをしっかり確認し、システム構築を図ると良いでしょう。

まとめ

以下に皮膚科のシステム上のポイントを5点まとめましたので、参考になさってください。

①電子カルテはセット化とクラーク運用でスピードアップを図る

②クラーク患部をしっかり確認する習慣をつける

③写真などの画像必要なものだけ、電子カルテに取り込む

④順番管理システムを導入して、院内の待ち時間の短縮、密を避ける

⑤保険と自費(美容)に分けて患者管理の仕方を工夫する