内科クリニックのシステム化ワークフロー

「内科クリニックのシステム化ワークフロー」

一般的な内科クリニックのシステム化は、①Web問診、➁電子カルテ、③検査管理（院内・院外）、④予約システムの４点を考える必要があります。内科の特徴として、総合的に幅広い患者の訴えがあるため、検査が多く、その管理がシステム上重要になります。さらに、問診、診察、検査、検査説明という流れをしっかり意識し、カルテ作成に落とし込むことが大切です。

問診業務の効率化

内科は、幅広い疾患を担当するため「問診業務」が重要です。問診票を確認しながら、看護師が患者に聞き取りを実施し、できるだけ多くの情報を医師の診察前に集めている診療所もあります。そこで、問診業務の効率化のために、「Web問診システム」の活用をお勧めしています。Web問診は、患者が来院前に問診を入力することが可能です。診療所の外で入力することが可能であるため、患者はゆっくり落ち着いて入力することができます。また、問診の抜け漏れも少なくなります。さらに、新型コロナウイルスの感染の疑いがある患者を事前に問診でトリアージすることも可能です。

医師と看護師の連携が電子カルテ効率化のポイント

内科は、様々な患者の訴えを聞き、検査などの結果を、素早くカルテに反映させることが大切です。これを実現するためには、医師と検査を担当する看護師や臨床検査技師の連携が重要になります。

検査管理

内科の「検査」は、検体検査（院内・院外）やレントゲン撮影、内視鏡検査、超音波検査、心電図検査などが考えられます。検体検査は院内で実施するもの、外注検査センターに依頼するものがあります。これらの検査の流れを、医師、看護師がしっかり理解しておくことでスムーズな運用が可能になります。具体的には、検査の指示や実施、検査結果のカルテへの反映、結果に対する患者説明の記録などを整理しておくことをお勧めします。

　システム化のポイントは、検査結果の取り込みにあります。レントゲンや内視鏡などの画像による検査結果は「画像ファイリングシステム」にまとめ、外注検査を電子カルテで管理するというのが一般的な運用方法です。ただし、院内で検体検査を行う場合は、その検査結果をどのように電子カルテに連携、取り込むかは確認が必要です。検査結果を閲覧する際に、できるだけ一緒に確認できるものはまとめるという原則に沿って確認してください。

診療行為と病名のセット化

　「セット化」については、所見、検査（画像）、処置、処方、そして病名のすべてをセット化することで、入力の手間を大幅に削減することが可能です。

　例えば、かぜ症状を訴えている患者を考えてみましょう。所見は熱、喉の症状、心音、呼吸音などを確認します。既往症がある場合は、問診票や過去カルテを確認します。処方は、総合感冒薬や痰切り、咳止め、解熱剤などを選びます。病名は感冒や上気道炎となります。この一連の流れをセット化することで、入力は飛躍的にスピードアップします。

　セットについては、最初に頻出する疾患をいくつかセット化しておき、後から追加・変更を繰り返すことで、より良いセットが作られていきます。また、セットは医師やクラークが覚えやすいように名称を付けるとともに、配置についても、疾患ごと、大人、子供といったように区別して配置しておくと探しやすくなります。

忘れてはならないのは、セットを更新した際には、必ず情報連携を行うことです。これは電子カルテを入力する誰もが心得て欲しいところです。いつの間にかセットが更新されていたり、配置が変わったりすると、トラブルのもとになります。

クラークの動き

　「クラーク」については、まず医師とクラークの役割分担を行います。どの入力を医師が行い、クラークは何を担うかを決めます。これを決めておくことで、医師とクラークの連携がスムーズに進みます。具体的には、初診であれば問診内容から類推し、どのセットを選ぶかを考えます。当然、患者の訴えは絶対ではないので、医師の診察を通して、修正が必要になります。ただし、患者の訴える症状からいくつかの疾患を想定することを訓練することで、医師の動きに伴奏することが可能になるのです。これは疾患への理解とともに、経験が必要になりますので、長い目で育成していただくことをお勧めします。

予約管理

　内科は、他の診療科に比べて子供から大人、高齢者まで幅広い年齢層の患者を診るため、「予約システム」を導入する場合、工夫が必要です。例えば、パソコンが苦手な高齢者はインターネットで予約をとるのが難しいので、予約開始時間をずらして設定します。朝一だけ、直接来院する患者を優先することで、不公平感が減少します。

多くの内科診療所では、基本は「順番管理システム」を導入し、内視鏡など時間がかかる検査は「時間予約システム」を併用して導入しています。順番管理システムは銀行の発券システムのように、患者が１番、２番と診察番号（札）をシステムから発番し、それをもとに患者さんの診察順番を整理していくシステムです。

このシステムはWebから簡単な操作で発番、進行状況の確認が可能で、自分の順番が近づいてから、クリニックに向かうという受診行動が促されます。その結果、待合室で長時間患者が滞留することがなくなります。

まとめ

以下に内科のシステム上のポイントを５点まとめましたので、参考になさってください。

①問診業務はWeb問診を導入することで、効率化とトリアージが実現できる。

②検査は画像系は画像ファイリング、数値系は電子カルテで管理する。

③セット化とクラーク運用でスピードアップを図る。

④クラークの成長は疾患への理解と経験から。長い目で育成する。

⑤予約管理は順番管理と時間予約の２つのシステムを使い分ける。